Travail hybride : ce que votre politique doit aborder

Il n’y a plus aucun doute : le télétravail est désormais un incontournable. La dernière année en a d’ailleurs fait la preuve avec la mise en place, dans de nombreux milieux de travail, de politiques de travail hybride ou permettant diverses formes de travail à distance.

Ainsi, bien que les mesures sanitaires soient désormais levées et qu’elles ne guident plus en soi l’exécution du travail à distance, la tendance est nettement à la présence d’une formule mixte de travail en présentiel et à distance, de chez soi.

L’implantation d’une politique claire énonçant votre vision de l’exécution du travail et encadrant ce nouveau mode de fonctionnement est donc de mise. La question qui se pose est la suivante : quels sont les principaux sujets que cette politique devrait aborder?

1 – L’imposition du télétravail aux employés actuels et futurs

Si le télétravail ne constituait par l’une des conditions prévues aux contrats d’emploi avant que les changements dans l’aménagement du travail soient mis en place, l’imposition de ce mode de fonctionnement aux employés actuels requiert, en principe, leur consentement ou un avis préalable, sous réserve de certaines exceptions et options pratiques à considérer. À l’inverse, l’imposition de ce mode de fonctionnement aux futurs employés, bien qu’impliquant tout de même certains enjeux en matière de vie privée et de droit à l’égalité, sera relativement plus aisée.

2 – Le lieu de télétravail

La politique de télétravail peut encadrer de manière raisonnable l’endroit où le télétravail doit être effectué. Par exemple, il sera possible de préciser que le télétravail doit être fait dans un endroit permettant d’assurer la confidentialité des dossiers auxquels l’employé travaille ou encore qu’il doit être fait dans une pièce fermée, à l’abri des dérangements.

Quant à la possibilité (fort en vogue, il faut l’admettre) d’effectuer le télétravail à partir d’un autre pays ou d’une autre province, elle comporte plusieurs aspects qui doivent être considérés, tant sur le plan pratique que juridique. Des enjeux de fiscalité, en outre, peuvent se dégager d’une telle situation, davantage encore si elle est permanente. Nous vous invitons donc à la prudence avant de prendre des engagements ayant des ramifications extraterritoriales.

3 – Le paiement des outils requis aux fins du télétravail

La politique devrait prévoir qui assumera les coûts relatifs à l’acquisition et à l’entretien des outils de travail, notamment l’ordinateur, l’imprimante, le papier, l’abonnement Internet ou encore l’électricité.

Rappelons que la Loi sur les normes du travail ne force pas l’employeur à payer tous les outils de travail de l’employé et que ce dernier peut être appelé à contribuer dans la mesure où les frais engagés pour l’achat de tels outils ne font pas en sorte qu’il gagne moins que le salaire minimum. Ainsi, la politique devrait prévoir, si tel est le cas, les sommes qui seront payées par l’employeur et les modalités/conditions d’un tel paiement.

4 – La santé et la sécurité

Puisque l’employeur demeure responsable de protéger la santé et la sécurité de ses employés, qu’ils soient en télétravail ou non, la politique devrait également prévoir les obligations de l’employé/les règles afin de veiller à ce que le lieu où est exécuté le travail soit sécuritaire.

Il est également recommandé de prévoir le droit de l’employeur de procéder à des visites ou des vérifications quant à l’application des règles qu’il a mises en place de la façon la moins intrusive possible et moyennant un avis préalable, par exemple.

5 – La gestion du temps de travail

Il est important de prévoir dans la politique la façon dont le temps de travail sera géré. L’employé doit-il être présent et disponible devant son ordinateur pendant une plage horaire précise? Comment consignera-t-il son temps?

Il est par ailleurs recommandé de prévoir l’obligation d’obtenir l’autorisation d’un gestionnaire avant d’effectuer toute heure supplémentaire ou de modifier l’horaire de travail convenu, lorsqu’applicable.

6 – La surveillance des employés

La gestion du rendement à l’extérieur des lieux physiques de travail constitue certainement un enjeu. Toutefois, un employeur diligent doit maintenir des pratiques de gestion qui lui assurent de pouvoir mesurer la qualité et la quantité du travail exécuté.

Bien que l’employeur ne puisse normalement pas surveiller ses employés de manière continue, notamment à l’aide de moyens technologiques, il peut néanmoins faire usage d’outils informatiques pouvant lui fournir la rétroaction nécessaire à la conduite de ses activités.

Il est ainsi prudent de prévoir, dans une politique ou par le biais de directives données par des gestionnaires, les moyens qui seront utilisés pour atteindre cet objectif, afin de bien encadrer les attentes en matière de vie privée des employés exécutant leurs tâches à distance.

7 – Les journées en présentiel vs les journées en télétravail

La répartition du temps de travail entre le domicile et le lieu de travail normalement utilisé relève du droit de direction de l’employeur et est sujette aux règles prévues par contrat ou dans ses politiques.

Nous vous recommandons de bien communiquer les orientations que vous souhaitez mettre en place, afin notamment de répondre aux questions qui seront assurément soulevées par vos employés, telles que :

• La présence en télétravail est-elle à la discrétion de l’employé ou du gestionnaire ou est-elle prédéterminée?
• Un horaire en bonne et due forme existe-t-il?
• Si l’employé exécute ses fonctions à distance, à quel endroit peut-il travailler?
• Conserve-t-il un espace qui lui est réservé sur le lieu de travail?

8 – Conclusion

La formule de travail hybride gagne à n’en point douter en popularité, mais comporte son lot de défis. Comme les employeurs l’ont fait en réaction à la pandémie et par la force des choses, ils devront poursuivre leurs efforts d’adaptation pour assurer la réussite de ce modèle maintenant qu’il est solidement implanté dans nos pratiques.

Or, pour y arriver, il ne fait aucun doute que des balises claires doivent être mises en place, mais surtout, elles doivent être habilement communiquées, ce qui évitera toute confusion et réduira par le fait même les risques liés à un tel mode de fonctionnement.