Gérer à distance : 5 erreurs à éviter

Ginette Gagnon est actuaire de profession et détient un baccalauréat en mathématiques. Site web : ginettegagnon.com

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Par Ginette Gagnon, M. Sc., ACC, CTPC | Coach – Conférencière – Auteure

Le passage massif au télétravail en un temps record a nécessité de nombreux ajustements aux façons de faire des gestionnaires. Malgré l’expérience acquise au fil des mois, il reste quelques erreurs fréquentes qu’il vaut mieux éviter pour améliorer la motivation et la productivité des télétravailleurs. Voici cinq d’entre elles :

1. Miser uniquement sur des activités sociales pour stimuler la motivation au travail

Alors que la pandémie fait toujours rage, les organisations rapportent un essoufflement généralisé de la part de nombreux collaborateurs qui sont isolés depuis plus d’un an. Elles font donc preuve de créativité en organisant divers événements pour stimuler leur sentiment d’appartenance: pauses café, jeux en réseau, 5 à 7, etc.

Mais la motivation au travail ne vient pas seulement de la proximité avec les collègues. Les activités ludiques, surtout virtuelles, sont utiles, mais ne suffisent pas à raviver la flamme.

Les télétravailleurs ont également besoin de sentir le soutien de leurs superviseurs, de développer leurs compétences malgré la distance et d’apporter leur expertise dans le cadre d’activités stimulantes. Voici quelques pistes de réflexion :

  • En tant que gestionnaire, vous souciez-vous du développement des compétences de vos employés?
  • Leur proposez-vous des initiatives passionnantes?
  • Êtes-vous suffisamment disponible pour leur offrir un soutien adéquat?

2. Ne pas évaluer régulièrement l’efficacité des réunions virtuelles

Tenir des réunions efficaces et stimulantes est déjà un défi lorsque les participants sont présents en personne. En mode virtuel, les enjeux sont exacerbés.

Avoir des discussions fluides, maintenir un niveau d’attention adéquat et obtenir des résultats concrets exige des efforts et des ajustements aux façons de faire habituelles.

Il est donc nécessaire de consulter régulièrement les participants aux réunions virtuelles afin d’évaluer la pertinence et l’efficacité de celles-ci, et de déterminer les points à améliorer. Parmi les questions à se poser :

  • Les objectifs sont-ils clairs et précis pour tous les participants dès le début de la rencontre?
  • Les réunions sont-elles organisées de manière à aider les participants à rester concentrés et engagés?
  • Tous les participants apportent-ils leurs idées?
  • Les résultats espérés sont-ils atteints à la fin des rencontres?

3. Éviter de donner du feedback

Avoir une discussion difficile avec un employé demande du courage de la part du superviseur. En tenir une en mode virtuel s’avère encore plus difficile. Or, éviter de donner du feedback nuit à l’efficacité de tous :

  • L’employé ne sait pas qu’il doit s’améliorer;
  • Le superviseur doit gérer les problèmes que cela soulève;
  • Et les collaborateurs ne profitent pas de la pleine productivité de leur collègue.

Par ailleurs, malgré la distance, les conversations difficiles doivent être tenues.

Voici quelques conseils à prendre en compte :

  • Exigez que la webcam soit allumée.
  • Veillez à ce que la discussion reste axée sur les solutions, plutôt que sur le problème.
  • Faites preuve d’empathie.
  • Proposez une rencontre de suivi pour évaluer les progrès.

4. Couper court aux conversations informelles

Lorsque les travailleurs sont en présentiel, de nombreuses occasions d’échanges informels se matérialisent spontanément. Ces moments font cruellement défaut en télétravail, alors qu’ils sont importants pour tisser des liens solides entre collaborateurs.

Pour assurer l’efficacité des réunions, attention à ne pas adopter une approche militaire en empêchant quelques minutes d’échanges légers pendant les réunions, et particulièrement au début de celles-ci. Des propos anodins et quelques éclats de rire peuvent faire des merveilles pour nourrir une belle humeur.

Une idée intéressante :

  • Faites une liste de questions ludiques à poser en début de réunion, par exemple, le meilleur film écouté sur Netflix au cours du dernier mois, une chose amusante arrivée cette semaine, etc.

5. Donner un degré d’autonomie inadéquat

Le degré d’autonomie que vous accordez à un collaborateur devrait dépendre de ses compétences et du contexte – et non pas de votre préférence naturelle. En effet, votre préférence naturelle peut l’emporter si vous êtes stressé par la gestion à distance.

Méfiez-vous des suivis qui s’apparentent à de la microgestion auprès d’une personne expérimentée ou, à l’inverse, à l’abandon à son sort d’un nouvel employé. Dans un cas comme dans l’autre, vous risquez de démotiver vos collaborateurs. Voici ce qui devrait influencer le degré d’autonomie :

  • La complexité, l’urgence et l’importance de la tâche déléguée;
  • Les compétences de votre collaborateur et son degré d’autonomie;
  • Son expérience avec des tâches semblables;
  • Votre niveau de confiance en cette personne.

« Le télétravail devrait vous inviter à tout, sauf à maintenir le statu quo »

Il a déjà exigé de grandes adaptations de la part de chacun. Continuer à vous améliorer dans ce domaine ne sera pas un gaspillage de votre belle énergie. En effet, on ne saurait envisager le futur de l’emploi après la pandémie sans compter sur le télétravail, du moins en combinaison avec le travail en présentiel.

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