Retour au bureau : conseils pour réussir la transition entre le télétravail et le présentiel

Le retour au bureau est un événement important dans la vie d’une organisation. Pour éviter les faux pas, il doit être soigneusement planifié. Manon Pelletier, directrice services et projets RH au Conseil du patronat du Québec (CPQ), explique comment les gestionnaires peuvent mettre en place une transition réussie entre le télétravail et le présentiel.

L’employeur peut-il imposer un retour au bureau?

Bien que les employeurs aient un droit de gestion pour imposer un retour au bureau à leurs employés, l’expérience des deux dernières années devrait les amener à prendre du recul, à analyser leur situation et à se poser certaines questions : 

• Quelles sont les mesures sanitaires mises en place pour assurer la santé et la sécurité des employés qui reviennent au bureau?
• Quel sera l’effet sur la mobilisation du personnel? Sur la productivité?
• Et quelle incidence aura cette décision sur la capacité de l’organisation à attirer de nouveaux employés?

Comment rassurer les employés qui ont peur pour leur santé et celle de leur entourage?

Puisque le virus est encore présent, il faut apprendre à vivre avec. Toutefois, il faut savoir que, pour différentes raisons et à différents degrés, certains employés vont craindre d’attraper la COVID-19 en retournant au bureau. L’une des meilleures façons de les rassurer est d’écouter leurs préoccupations et de les informer des mesures mises en place par l’organisation, comme :

• Le respect de la distanciation physique;
• Le port du masque obligatoire;
• Le respect des règles d’hygiène.

L’entreprise doit démontrer à ses employés qu’elle prend ces mesures au sérieux.

« Peu importe le modèle de travail qui sera adopté, l’employeur est responsable d’assurer la santé et la sécurité de ses employés », rappelle Manon Pelletier.

Que faut-il inclure dans votre communication de retour au travail?

Avant le retour au travail, les employeurs devront en faire l’annonce à leurs employés. Pour Manon Pelletier, la meilleure façon de procéder est de le faire verbalement, à l’aide d’un service de vidéoconférence, comme Zoom.

« Un courriel à tous pour annoncer un retour au travail peut aussi être un moyen, mais il n’encourage pas la rétroaction des employés, ce qui peut induire une attitude de fermeture et une perception d’imposition. (…), alors que ce que l’on recherche, c’est l’engagement des employés, leur mobilisation et leur participation », précise-t-elle.

En plus de préciser les conditions du retour au travail, les gestionnaires devraient présenter de façon claire et transparente les raisons qui ont motivé la décision de l’entreprise. Ainsi, les employés y adhéreront plus aisément.

Pour donner envie aux employés de revenir travailler en présentiel, les employeurs auraient également intérêt à mettre l’accent sur les avantages du bureau dans leurs communications :

• Brise l’isolement
• Facilite le travail d’équipe et le partage d’information
• Aide à l’intégration de nouveaux employés.

De plus, l’annonce devrait se faire assez tôt dans le processus pour permettre aux employés de se faire à l’idée de cette nouvelle réalité et de réorganiser leur vie en conséquence. Depuis deux ans, certaines personnes ont peut-être déménagé ou leur situation familiale a peut-être changé.

Quelques conseils pour mettre en place un système hybride télétravail/présentiel

Avant de rappeler tout le monde au bureau à temps plein, il est recommandé de planifier un retour graduel. Selon Manon Pelletier, en plus d’atténuer l’anticipation des employés à un tel changement dans leur quotidien, cela facilite le respect des mesures de prévention mises en place. Une forme de travail hybride qui prévoit l’alternance entre le télétravail et le présentiel aiderait les employés à réapprivoiser doucement la vie de bureau.

Il serait également judicieux de réserver certaines plages horaires pour permettre à tous les membres d’une même équipe de se rencontrer en personne pour discuter des projets.

Ces plages horaires devraient toutefois tenir compte de la réalité de l’entreprise. Des employés qui doivent collaborer souvent pourraient ainsi se voir plus fréquemment que des salariés habitués à travailler de façon individuelle.

Dans les premiers jours de travail au bureau, les gestionnaires devraient aussi prévoir de petites activités pour briser la glace.

« L’employeur doit veiller à ce que les premiers jours aient un effet “wow”. Il doit instaurer des pratiques pour recréer un esprit d’équipe et donner envie aux employés d’être au bureau », avance Manon Pelletier.

Le travail du gestionnaire ne s’arrête pas après les premiers jours de retour au bureau. Il devra rencontrer ses employés pour obtenir de la rétroaction et, le cas échéant, ajuster les pratiques.

En résumé, pour un retour au travail réussi, les employeurs devront :

• Mettre l’accent sur les avantages du présentiel dans leurs communications
• Tenir compte de la réalité de leur organisation et de leurs employés
• Demander de la rétroaction à leurs collaborateurs et faire les ajustements adéquats.

En suivant ces quelques conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour un retour au travail harmonieux.