Comment intégrer un nouvel employé en contexte de télétravail?

Avec la démocratisation du télétravail, l’intégration des nouveaux employés représente un défi pour les entreprises qui ont perdu leurs repères. Caroline Bourbeau et Manon Pelletier, membres de l’équipe Services-Conseils RH du Conseil du patronat du Québec (CPQ) donnent des conseils pour faciliter l’accueil et l’intégration d’une nouvelle ressource à distance.

L’importance de réussir l’intégration d’une nouvelle recrue

Non seulement une bonne intégration contribue à augmenter le taux de rétention de l’entreprise, mais elle permet aussi aux recrues de développer rapidement un sentiment de compétence.

« Plus vite un nouvel employé est bien informé et comprendra ce qu’on attend de lui, plus vite il se sentira à l’aise pour accomplir ses taches. Il connaîtra les limites de son champ d’action, ce qui lui permettra de bien évoluer dans ce cadre », explique Caroline Bourbeau, conseillère régionale – Services-Conseils RH du Conseil du patronat du Québec (CPQ).

Bien préparer l’accueil et l’intégration du nouvel employé

Une intégration réussie ne s’improvise pas. Quelques jours avant l’arrivée de la recrue, le gestionnaire devrait informer son équipe de l’embauche d’une nouvelle ressource. Cette communication peut se faire dans un courriel qui comprendra son profil et sa photo.

Parallèlement, le gestionnaire devrait envoyer une trousse d’intégration numérique à son nouveau collaborateur. Le contenu de la trousse peut varier d’une organisation à l’autre, mais devrait comporter idéalement des documents sur la mission, les valeurs et la vision de l’entreprise.

La trousse pourrait aussi inclure le programme d’accueil et d’intégration des prochaines semaines. En plus d’aider la recrue à se projeter dans son nouveau poste, cette stratégie permet de créer doucement un lien d’appartenance.

En amont du jour J, l’employé devrait également avoir reçu son ordinateur et ses différents accès. De cette façon, il sera relativement fonctionnel dès son entrée en poste.

« Prendre en considération notre employé, même s’il ne fait pas encore officiellement partie de notre équipe, est une pratique gagnante », indique Caroline Bourbeau.

Fournir régulièrement de la rétroaction

Pour prendre un bon départ, le gestionnaire est la première personne que rencontrera la recrue lors de son premier jour de travail. Ce tête-à-tête permettra de s’assurer que le nouvel arrivant maîtrise bien les outils technologiques et d’établir les modalités de communication pour les semaines à venir.

« Lorsqu’on parle de l’intégration, on s’attend à ce que ce soit le gestionnaire qui prenne le lead. C’est lui qui accueille son employé et qui lui souhaite la bienvenue. C’est aussi à lui d’ouvrir la porte à son employé et de déterminer avec lui comment vont se faire les prochaines communications », explique Caroline Bourbeau.

Au cours des deux premières semaines, le gestionnaire et le nouvel employé devraient idéalement se rencontrer quotidiennement pour faire le point et mettre la table pour ce qui va suivre.

« Tout feedback d’ajustement dans les deux premières semaines est vraiment crucial. Parfois, il s’agit simplement de petites rencontres de 10 à 15 minutes en fin de journée pour dissiper les ambiguïtés, les points d’interrogation et les malaises », ajoute Manon Pelletier, conseillère – Services-Conseils RH du CPQ.

En effet, en présentiel, un employé peut facilement poser des questions à un collègue ou à son supérieur. En virtuel, la démarche est un peu plus compliquée. Certains sont timides tandis que d’autres craignent tout simplement de déranger leur supérieur.

« La communication étant moins naturelle, vous n’avez pas d’autre choix que de forcer les créneaux de communication. C’est ainsi que s’établit réellement le lien de confiance entre l’employé et son gestionnaire », soutient Caroline Bourbeau.

Présenter l’employé à ses collègues et faire un tour du bureau à distance

Après cette première rencontre, le gestionnaire fera faire le tour virtuel du bureau à son nouveau collaborateur. Celui-ci fera la connaissance de ses nouveaux collègues immédiats, idéalement dans des rencontres individuelles.

Dans certaines organisations, la ressource est jumelée à une marraine ou un parrain, dont la mission est d’offrir de l’accompagnement sur différents volets (tâches, technique, social, etc.).

« Cela donne parfois une autre dimension au nouvel employé qui peut se référer à quelqu’un d’autre qu’à son gestionnaire », affirme Manon Pelletier.

Quelles que soient leurs fonctions, les collègues de travail jouent d’ailleurs un rôle primordial dans l’accueil d’un nouvel employé.

« Au-delà du gestionnaire qui a un rôle central dans l’accueil et l’intégration, je pense que les collègues ont un rôle important à jouer. C’est primordial que la recrue ait le sentiment de faire partie d’une équipe de travail et d’une collectivité dans l’organisation et qu’elle soit imprégnée de tout ce qui se passe dans l’entreprise, comme lorsque nous étions présents en personne », explique Caroline Bourbeau.

Bien sûr, l’accueil d’une nouvelle ressource demande du temps et de l’énergie. Cependant, tout comme la conciliation travail-famille, une bonne intégration représente un excellent investissement à long terme pour l’organisation, qui comptera dans ses rangs des employés compétents, motivés et fidèles.

En somme, pour bien intégrer un nouvel employé qui travaille à distance, il faut :

• Préparer l’arrivée de l’employé, notamment à l’aide d’une trousse d’intégration;
• Planifier des rencontres régulières entre le gestionnaire et la recrue;
• Prendre le temps de présenter la nouvelle ressource à ses collègues immédiats.

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