Pourquoi créer une charte de télétravail

Si votre organisation gère des équipes à distance, elle possède sans doute déjà une politique de télétravail. Celle-ci définit les modalités entourant la pratique du télétravail, du point de vue de l’organisation. Elle contient, par exemple, les détails sur les formes qu’il peut prendre, les conditions à remplir pour en bénéficier, les horaires de travail ou encore la sécurisation des données.

Mais il existe un autre outil, complémentaire à la politique de télétravail, qui vient remplir un rôle différent, mais tout aussi important. Il est parfois appelé « code de conduite pour le télétravail » ou « charte de télétravail », mais Éric Brunelle, directeur du pôle Sports et professeur titulaire au département de management de HEC Montréal, préfère le nommer « code de vie ». Il a pour but d’encadrer le vivre-ensemble des équipes en télétravail ou en mode hybride.

Pourquoi une charte de télétravail?

En évoquant les liens entre la productivité et le télétravail, Éric Brunelle constate un paradoxe. « Pourquoi [le télétravail] est-il efficace et payant? C’est parce qu’il donne beaucoup de flexibilité, d’autonomie. Mais pour avoir cette flexibilité et cette autonomie, on a besoin de règles du jeu hyper méga claires. »

« Lorsqu’il y a de l’incertitude et du doute, poursuit-il, les gens figent et ne savent pas sur quel pied danser. Alors, au lieu de prendre le risque de commettre des erreurs, ils vivent de l’anxiété. Et ce qu’on a découvert, c’est que les politiques organisationnelles peuvent aider, mais chaque équipe, dans son mode de fonctionnement, [doit aussi se doter de balises]. »

Le code de vie permet de toucher à tous les sujets et d’éclaircir des points afin d’éviter les expériences négatives et les ambiguïtés.

« En mode à distance, souligne le professeur, les détails prennent beaucoup plus d’importance que lorsqu’on est en présentiel. Avant la COVID-19, j’ai vu des programmes de télétravail achopper parce que les gens mangeaient au moment des réunions, et cela agressait tout le monde. »

Qui rédige la charte?

Idéalement, l’ensemble de l’équipe – avec son gestionnaire – participe à l’élaboration de la charte ou code de vie.

D’abord, parce qu’il s’agit d’un code qui concerne directement les actions et interactions quotidiennes des membres de l’équipe, contrairement à une politique qui, elle, a des impacts sur les stratégies de l’organisation.

Puis, parce que l’exercice de se réunir pour discuter du bien-être de tous est lui-même bénéfique de plus d’une façon. Non seulement ce type d’activité participe au renforcement du sentiment d’appartenance à l’organisation et de l’engagement des employés, mais il favorise également la proximité psychologique entre eux, gage d’une meilleure communication et de relations plus vraies menant à des prestations de travail plus efficaces.

Que doit-elle contenir?

Les valeurs

La première partie du code de conduite présente les valeurs que l’équipe souhaite mettre en avant. Qu’il s’agisse du respect, de la bienveillance, de la performance ou de l’intégrité, par exemple, on en fait une liste avec, pour chacune, une explication de ce qu’elle signifie dans le contexte particulier de l’équipe. Ce sont ces valeurs qui servent de guide moral auquel se reporter au besoin.

Les rôles et responsabilités

Une seconde partie définit les rôles et responsabilités des membres de l’équipe en lien avec le code de conduite. Par exemple, il y est stipulé que tous doivent se comporter en tout temps dans le respect des valeurs de l’équipe, que telle personne est une ressource pour les questions d’éthique et qu’une autre est responsable de s’assurer que les informations sont diffusées adéquatement.

Les comportements à adopter

C’est la partie où se trouvent les règles concrètes régissant les comportements attendus dans des contextes donnés. Elle recense les moyens par lesquels les individus vont justement incarner les valeurs de l’équipe.

Si cette partie est susceptible de varier considérablement selon le contexte de travail d’équipes différentes, certains thèmes y reviennent cependant souvent, comme les deux suivants.

L’utilisation des technologies

Jusqu’à quelle heure peut-on envoyer des courriels aux collègues? Quelle plateforme de visioconférence utiliser entre nous? Peut-on s’entendre sur une marche à suivre pour vérifier la disponibilité d’une personne à qui on veut parler?

Les horaires de travail

« Beaucoup de gens ont réalisé qu’en présentiel, on avait un petit 15 minutes entre deux réunions pour prendre nos affaires, se déplacer, etc. Mais ce temps-là ne servait pas seulement à se déplacer, souligne Éric Brunelle. C’était un moment pour faire une pause mentale, aller aux toilettes… Alors, est-ce qu’on peut se donner une règle, entre nous, pour que nos réunions durent un maximum de 55 minutes et qu’on ait 5 minutes de libres entre les deux? »

Dans les comportements à adopter, on trouvera également des sujets comme : la civilité et la politesse, la ponctualité, la présentation physique ou encore l’intrusion dans la vie privée.

Le code de conduite n’a pas besoin d’être long. À la limite, il peut tenir sur deux pages. Mais Éric Brunelle insiste : « On a tout intérêt à le mettre par écrit. Ça laisse des traces et ça permet de s’y référer plus tard. Mais ce qui est le plus important, c’est de programmer déjà un moment où on va en reparler. »

Parce qu’en revisitant régulièrement cet outil, on s’en sert non seulement comme d’un instrument de régulation et de sensibilisation, mais on maximise son potentiel de renforcer la cohésion de l’équipe.