Amélioration continue : la méthode Kaizen au service du télétravail

Assurer une productivité constante peut sembler difficile en mode télétravail, alors que le spectre du travail en silo est si omniprésent dans un contexte aussi changeant que celui d’aujourd’hui.

Cependant, plusieurs concepts d’organisation du travail destinés aux entreprises et aux milieux en présentiel peuvent s’avérer hautement efficaces, tels que la méthode Kaizen.

Processus d’amélioration continue, la méthode Kaizen est avant tout une philosophie. Celle-ci découlerait de la méthode pédagogique américaine Training Within Industry (TWI)[1], créée dans les années 1940 durant la Deuxième Guerre mondiale. Cette méthode tirerait elle-même ses origines de la méthode en quatre étapes de Charles R. Allen, soit : préparer, présenter, appliquer et tester.

En quoi consiste la méthode Kaizen?

Pour résumer simplement l’application et le but du Kaizen : chaque membre d’une entreprise, peu importe son échelon, est invité à réfléchir et à mettre en application des améliorations au sein de son processus de travail.

Toute optimisation ou amélioration, aussi petite soit-elle, entraînerait un effet positif sur le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi sur son rendement. Ainsi, les travailleurs et gestionnaires améliorent de manière continue et systématique les modes de fonctionnement de leur milieu de travail.

Pour appliquer un processus d’amélioration continue grâce à la méthode Kaizen, suivez ces sept étapes :

• Définir le besoin d’amélioration continue
• Analyser la situation
• Étudier les causes fondamentales
• Trouver les contre-mesures
• Mettre en action les contre-mesures trouvées
• Déterminer l’efficacité des contre-mesures
• Standardiser les bonnes pratiques (les contre-mesures efficaces)

Le Kaizen appliqué au télétravail

Les exemples et les succès liés à l’application de la méthode Kaizen sont souvent associés à des entreprises de production. Cependant, ce concept peut apporter des avantages au sein de divers milieux… et les entreprises ayant recours au télétravail n’y font pas exception! Voici quelques exemples de problèmes relatifs au télétravail qui peuvent être réglés par une approche Kaizen :

L’attente

Si l’un de vos mandats nécessite la contribution d’un ou de plusieurs collègues – par exemple si vous souhaitez obtenir des données ou un avis –, n’hésitez pas à leur indiquer à quel moment vous en avez besoin. Veillez à préciser vos expectatives et demandes pour éviter d’être trop longtemps dans l’attente. Pour une communication plus active et rapide, utilisez un logiciel de clavardage. Créez un calendrier conjoint des dates de tombées pour chaque étape. Planifiez des rencontres en vidéoconférence si nécessaire.

La surabondance de documents

À votre bureau, votre poste de travail est déjà aménagé selon vos besoins et vous disposez de tous les accès nécessaires aux serveurs. Dans ce contexte, il est peut-être plus facile d’éviter l’accumulation de courriels et de dossiers inutiles. Vous pouvez également retrouver facilement un document.

Toutefois à la maison, c’est à vous de recréer cette configuration, y compris parfois les chemins d’archivage, en plus d’effectuer un tri quotidien pour prévenir l’encombrement de votre boîte courriel.

Pour éviter de freiner votre productivité, il est important de maintenir une bonne hygiène d’archivage, surtout si l’employeur n’est pas en mesure de fournir un serveur accessible à distance. Sensibilisez vos collègues quant au partage des documents uniquement pertinents.

La surutilisation des envois courriel

Dans la même lignée, puisque les journées ne sont plus ponctuées de réunions ni de conversations impromptues autour de la machine à café, la multiplication des courriels peut rapidement devenir hors de contrôle.

Pour éviter d’inonder les autres ou d’être inondé d’éléments pas toujours utiles :

• Évaluez quel sujet mérite la tenue d’une vidéoconférence, mais aussi quelles informations nécessitent d’être véhiculées et à qui.
• Soyez concis dans vos courriels et clair dans les actions que vous souhaitez que votre destinataire entreprenne.
• Questionnez-vous à savoir si l’envoi de certains rapports demeure utile pour les destinataires et, par le fait même, la production dudit rapport.
• Conscientisez vos collègues et gestionnaires aux points mentionnés plus haut.

Le mode opératoire désajusté

Autre lieu, autres manières de faire. Maintenant que la majorité des employés et employeurs sont en télétravail, il peut être judicieux de prévoir une réunion en vidéoconférence pour réaffirmer les objectifs de chaque équipe.

Passer en revue les méthodes de chacun et discuter des obstacles rencontrés peut faire une immense différence en matière de productivité et de bien-être au travail. Compte tenu du contexte actuel fluctuant, une réévaluation trimestrielle peut être appropriée.

De plus, les moyens de communication doivent être déterminés et employés régulièrement et à bon escient. Chacun doit prendre le temps de réfléchir à la manière d’optimiser ses processus afin d’atteindre les objectifs fixés.

En somme, puisque les talents et les visions diffèrent, il est essentiel de planifier un moment pour échanger afin de trouver et tester de nouvelles solutions.

[1] The Roots of Lean, Training Within Industry : The Origin of Japanese Management and Kaizen and Other Insights, Jim Huntzinger, Lean Frontiers, Inc. 2001