Comment déléguer efficacement à distance

Ginette Gagnon est actuaire de profession et détient un baccalauréat en mathématiques. Site web : ginettegagnon.com

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Par Ginette Gagnon, M. Sc., ACC, CTPC | Coach – Conférencière – Auteure

La réticence à déléguer est chose courante, en particulier lorsqu’on travaille à distance. Vous pouvez penser que les résultats seront meilleurs si vous faites le travail vous-même, que de confier le travail à d’autres prendra trop de temps ou qu’il sera difficile d’évaluer les progrès réalisés.

Mais la première responsabilité d’un gestionnaire est de faire faire plutôt que de tout faire soi-même. Si vous pouviez vous débrouiller seul, vous n’auriez pas d’équipe à coordonner!

Quels que soient les obstacles qui vous empêchent de déléguer, il est essentiel de les surmonter pour faire progresser votre équipe et ne pas vous retrouver au même point l’année prochaine (surcharge de travail, équipe dont les compétences stagnent, démotivation, etc.)

Outre la répartition de la charge de travail entre plusieurs personnes, déléguer comporte d’autres avantages comme :

  • permettre à vos employés d’acquérir de nouvelles compétences;
  • garder vos employés motivés;
  • vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches qui requièrent votre attention;
  • former la relève.

Les clés d’une délégation à distance réussie? Faire confiance à vos collaborateurs et vous concentrer sur les résultats obtenus, et non sur le contrôle de chaque étape pour y parvenir. Suivez les étapes suivantes pour apprendre à déléguer efficacement.

ÉTAPE 1 : Analysez le contexte

Réfléchissez d’abord au contexte dans lequel s’inscrit la délégation d’une tâche en particulier. En effet, vous devez tenir compte du niveau d’expérience de votre collaborateur, ainsi que de la complexité, de l’importance et de l’urgence de la tâche pour y adapter votre façon de déléguer.

Plus précisément, tenez compte :

  • du degré d’expérience de votre employé pour ce type de tâche;
  • de la confiance que vous avez en cet employé;
  • des risques de retard dans la livraison de la tâche ou d’une qualité insatisfaisante dans son exécution;
  • de l’importance et de l’urgence de la tâche :
    • l’importance fait référence à l’ampleur de l’incidence d’une mauvaise réalisation de la tâche;
    • l’urgence fait référence à l’ampleur de l’incidence d’un retard de la réalisation de la tâche.

ÉTAPE 2 : Précisez vos attentes

Votre collaborateur n’est pas dans votre tête et ne peut pas lire vos pensées. C’est à vous d’être précis quant aux résultats attendus. Voici 5 conseils pour y arriver :

  • Donnez le contexte, et surtout, expliquez pourquoi cette tâche est requise. Cela permettra à l’employé de prendre un peu de recul et l’aidera à obtenir d’excellents résultats.
  • Évitez de lui dire comment faire. Déléguez la tâche et non la façon dont vous souhaitez qu’elle soit faite. Votre employé n’a peut-être pas les mêmes forces et compétences que vous et sa façon de penser est peut-être différente de la vôtre. En insistant pour qu’il fasse le travail à votre façon, vous lui mettrez des bâtons dans les roues, ce qui réduira sûrement son efficacité.
  • Exprimez vos attentes quant aux suivis des progrès accomplis dans la réalisation de la tâche. Un manque de suivi peut mener à de vilaines surprises et vous causer de l’anxiété!
  • Déterminez à quelle fréquence et de quelle manière l’état d’avancement devrait vous être communiqué (courriel, appel, visioconférence, participants, etc.). Vous saurez comment progresse la tâche sans avoir à courir après l’information.
  • Précisez votre disponibilité entre les suivis pour traiter les urgences ou aider à surmonter un obstacle.

ÉTAPE 3 : Faites des suivis efficaces

Votre rôle en tant que gestionnaire est aussi de repérer les problèmes sous-jacents que votre employé n’aborde pas. Et pour cela, il faut avoir des discussions. Les réunions de suivi remplissent cet objectif.

Tentez cette expérience. Lors d’une réunion de 60 minutes, au lieu de discuter durant 55 minutes de ce qui a été fait et durant 5 minutes de ce qui reste à accomplir, faites le contraire! Prenez 5 minutes pour parler de ce qui a été fait, et 55 minutes pour parler de ce qui reste à faire.

Effectivement, ce qui est fait est fait. Votre objectif en tant que gestionnaire est de veiller à ce que tout soit maîtrisé pour les étapes suivantes. Si vous détectez un malaise, posez des questions, creusez davantage. Il se peut que votre employé soit mal à l’aise de vous parler d’un problème en particulier.

Derniers conseils

Évitez de vérifier si votre employé se trouve bien devant son écran. ne fait qu’augmenter votre stress et celui de votre collaborateur, en plus de démontrer votre méfiance.

Au lieu de contrôler les moindres gestes et décisions de votre employé, misez sur les suivis effectués et les résultats obtenus pour .

Favorisez les vidéoconférences autant que possible. Non seulement pourrez-vous entendre votre employé, mais vous pourrez le voir également, et mieux percevoir son état d’esprit.

Rappelez-vous que la capacité d’attention du cerveau humain est limitée. Il faut donc redoubler d’efforts pour maintenir cette attention, car les signaux pourraient être atténués par la visioconférence.

Ne vous laissez pas distraire pendant vos réunions. Observez avec tous vos sens. Vous découvrirez peut-être des angles morts qui pourraient faire la différence entre un succès potentiel et un échec assuré.

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