Impôts : ce que les télétravailleurs doivent savoir

La saison des impôts est de retour, et vos employés en télétravail ont droit, encore cette année, à une déduction fiscale pour certaines dépenses professionnelles. Transmettez-leur les renseignements essentiels suivants communiqués par Gaetano Gagliardi de l’Association canadienne de la paie, y compris les changements pour l’année fiscale 2021.

À qui s’adresse la déduction?

Les critères pour se prévaloir de la déduction pour les dépenses relatives au télétravail n’ont pas changé par rapport à l’année dernière. L’employé doit toujours satisfaire aux mêmes exigences :

• avoir travaillé chez lui plus de 50 % du temps durant une période d’au moins quatre semaines consécutives en 2020 en raison de la COVID-19,
• avoir payé ses dépenses relatives au travail,
• ne pas avoir été remboursé par son employeur pour ces dépenses.

Si tel est le cas, il doit remplir les formulaires Dépenses relatives au télétravail engagées en raison de la crise liée à la COVID-19 (TP-59.S – provincial) et État des dépenses d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19 (T777S – fédéral).

Deux méthodes de calcul

La méthode à taux fixe temporaire

La première méthode simplifiée consiste à octroyer à l’employé 2 $ par jour travaillé à son domicile sans tenir compte des détails des dépenses. Les montants peuvent atteindre un maximum de 500 $ au provincial et de 500 $ au fédéral, pour quelqu’un qui aurait, par exemple, travaillé 250 jours ou plus à la maison. Notez que ces montants maximums ont été majorés par rapport à l’année dernière, alors qu’ils étaient de 400 $ à chacun des paliers gouvernementaux.

La méthode à taux fixe peut être utilisée par la majorité des travailleurs dont les dépenses sont courantes. Elle offre l’avantage non négligeable de ne pas avoir à répertorier l’ensemble de ses dépenses ni à les justifier.

Autre avantage? Plusieurs personnes travaillant sous un même toit peuvent recevoir chacune ces 2 $ par jour de travail.

En tant qu’employeur, cette méthode vous exonère de fournir à l’employé des formulaires justificatifs sur ses conditions d’emploi.

La méthode détaillée

La seconde méthode exige un travail rigoureux, puisqu’elle requiert d’établir la liste détaillée des dépenses admissibles et de fournir des pièces justificatives pour chacune d’elles.

Exemples de dépenses admissibles :

• fournitures de bureau (papier, crayons, cartouches d’encre, agrafes, enveloppes, etc.),
• appels interurbains faits dans le cadre du travail,
• partie d’un forfait Internet utilisée dans le cadre du travail,
• frais liés à l’utilisation d’un téléphone cellulaire dans l’exercice des fonctions,
• chauffage et électricité, calculés selon la portion de l’espace total utilisée pour le travail,
• loyer, calculé selon la portion de l’espace total utilisée pour le travail, si l’employé est locataire.

Avec cette méthode, la portion de l’espace de vie consacrée au télétravail doit faire l’objet d’un calcul précis, à partir des dimensions exactes des superficies.

Il est aussi primordial de faire la distinction entre un espace de travail désigné et un espace de travail commun. Si l’employé utilise un espace qui n’est pas réservé exclusivement au travail (table de la cuisine, bureau dans le salon), il doit également calculer la portion de temps consacrée au travail dans ce lieu par rapport à ces autres utilisations. Par exemple, si l’employé se sert de sa table de salle à manger comme bureau pendant 8 heures par jour, du lundi au vendredi, la proportion utilisée pour son travail n’est que de 40 heures sur les 168 heures que contient une semaine.

Gaetano Gagliardi, conseiller aux affaires gouvernementales et législatives à l’Association canadienne de la paie, souligne d’ailleurs que « la plupart des personnes qui travaillent à domicile en raison de la pandémie de COVID-19 seront considérées comme utilisant un espace commun ou partagé pour leur travail ».

De plus, si plusieurs télétravailleurs partagent un domicile, certaines dépenses admissibles, comme l’achat d’une cartouche d’encre, peuvent devoir être divisées entre ces personnes.

Si certains de vos employés optent pour la méthode détaillée, ils devront avoir reçu les formulaires T2200S Déclaration des conditions d’emploi liées au travail à domicile en raison de la COVID-19 (fédéral) et TP-64.3 Conditions générales d’emploi (provincial).

Quelle méthode choisir?

Afin d’aider les employés à faire un choix éclairé, Revenu Québec met à leur disposition un outil permettant de déterminer laquelle des deux méthodes est la plus avantageuse pour eux. Il suffit d’y entrer quelques renseignements pour obtenir un aperçu des sommes qui pourraient être obtenues selon chacune des méthodes.

Des cas particuliers

Certains travailleurs ont des dépenses inhabituelles ou d’autres modes de rémunération. Ils doivent déduire des frais d’utilisation d’un véhicule à moteur ou sont payés à la commission. À cause de ces particularités, ces travailleurs doivent avoir recours au formulaire TP-59 au lieu du formulaire TP-59.S. Gaetano Gagliardi leur conseille également de consulter le guide Les dépenses d’emploi (IN-118).

Montant pour l’achat d’équipement

Par ailleurs, la période où il est possible, pour vous employeurs, de rembourser des dépenses encourues par vos employés en télétravail pour l’achat d’équipement informatique ou de bureau sans que cela constitue pour eux un avantage imposable est prolongée jusqu’au 31 décembre 2022. Le montant total pouvant être remboursé suivant cette exemption, pour la période du 15 mars 2020 au 31 décembre 2022, demeure cependant inchangé : il est de 500 $.

Tout remboursement de ce type qui excède ce montant de 500 $ est imposable et doit être inclus aux cases A, L, G et I du relevé 1 de l’employé (provincial), ainsi qu’aux cases 14, 40, 24 et 26 du feuillet T4 (fédéral).

En bref

Il faut évaluer sa situation fiscale à l’aide de l’outil de calcul et, au besoin, consulter son conseiller financier pour choisir la méthode appropriée.

Notes concernant la méthode détaillée

• Très important : Consulter les listes des dépenses admissibles et non admissibles publiées par l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec.
• Porter attention à l’exactitude des mesures d’espace (superficie utilisée) et de temps (heures travaillées).
• Veiller à obtenir et à conserver les pièces justificatives pour toutes les dépenses admissibles dans l’éventualité d’une vérification fiscale.