Témoignage : On réussit l’intégration de nos nouvelles recrues, voici comment

La pandémie et le contexte de pénurie de main-d’œuvre actuel bousculent les méthodes d’intégration habituelles et en font un sujet brûlant dans la sphère professionnelle. Recruter la bonne personne, mais surtout l’intégrer adéquatement est un enjeu auquel la plupart des entreprises font face.

Véronique Charest, directrice des services communs chez PCI Automatisation Industrielle, met un point d’honneur à offrir la meilleure intégration possible à ses nouvelles recrues. Elle témoigne ici de son expérience et nous fait part des éléments clés d’un processus d’intégration réussi chez PCI.

PCI Automatisation Industrielle

Depuis sa création en 2001, PCI Automatisation n’a cessé de grandir et compte aujourd’hui environ 95 employés. L’entreprise offre des services de consultation en automatisation industrielle et en intégration de système. Elle regroupe quatre pôles d’expertise : le contrôle de procédés, le contrôle manufacturier, les systèmes MES et d’informatique industrielle ainsi que la robotique.

C’est quoi, une intégration réussie pour PCI Automatisation?

Avant l’arrivée de la nouvelle recrue :

• Un courriel de bienvenue personnalisé. « Chez PCI, un courriel est envoyé par le gestionnaire quelques jours avant l’arrivée de la personne. Ce courriel contient toutes les informations utiles pour sa première journée ainsi qu’une vidéo qui explique les procédures à respecter dans le contexte de la pandémie de COVID-19. »
• Une communication à tous les employés. « Nous envoyons un courriel en interne à tout le monde pour annoncer l’arrivée de la nouvelle personne. Ce courriel contient une brève description de son profil, de son parcours, etc., l’idée étant de mobiliser tous les employés lorsqu’une nouvelle personne arrive. »

Le premier jour de la nouvelle recrue :

• Un guide de l’employé comportant plusieurs documents administratifs importants.
• Une trousse de bienvenue contenant du matériel promotionnel. « Chez PCI, notre trousse contient par exemple deux polos, un manteau, des crayons, un bloc-notes, une tasse, etc. »
• Un tour des bureaux pour pouvoir présenter la nouvelle personne à tout le monde. « Cet exercice est nécessaire pour présenter la personne comme il se doit à ses collègues. »
• Un dîner d’équipe pour que la nouvelle personne ait l’occasion de rencontrer tout le monde rapidement et de s’imprégner de l’esprit d’équipe.

Mais l’intégration n’est pas une affaire d’un jour

« Si la première journée est importante, elle n’est pas suffisante pour intégrer une nouvelle personne. La phase d’intégration demande du temps, la participation de plusieurs joueurs clés de l’entreprise et un suivi régulier. »

Chez PCI, plusieurs moyens de suivi sont en place :

• Une rencontre hebdomadaire ou mensuelle avec le gestionnaire direct et les ressources humaines (selon les besoins de la nouvelle personne).
• Un questionnaire de satisfaction sur l’intégration que la personne remplit après deux ou trois mois de travail, qu’elle peut remplir de façon anonyme et qui nous permet de connaître son opinion et de nous adapter continuellement.
• Une communication fréquente et transparente entre les employés, leurs gestionnaires et les ressources humaines. Les gens doivent se sentir en confiance et donner des suggestions d’améliorations lorsqu’ils le souhaitent.

Des petits plus qui font la différence…

•  Une communication sur les médias sociaux. Un message sympathique, une photo ou une citation accueillante pour annoncer l’arrivée d’une nouvelle personne sur les plateformes sociales de l’entreprise, c’est toujours une bonne idée.
• Des 5 à 7 pour présenter les nouvelles recrues. Ces moments conviviaux permettent de resserrer les liens professionnels et favorisent le sentiment d’appartenance.
• Une attention pour les immigrés ou les expatriés. PCI recrute de plus en plus de personnes originaires de France et a créé à leur intention un guide de l’employé pour les aider dans certaines démarches d’installation et d’adaptation au Québec.
• Un club social qui organise des activités pour réunir les employés en dehors des heures de bureau.

Adapter le processus d’intégration à la culture d’entreprise

« La culture d’entreprise et les valeurs, chez nous, se transmettent au quotidien, par absolument tout le monde. Les employés les communiquent régulièrement, pas juste durant la période d’intégration, c’est très important. Nos valeurs de respect, de collaboration et d’excellence ne sont pas juste des buzzwords que nous mettons de l’avant sur notre site Web, elles s’appliquent réellement au quotidien et l’appropriation de ces valeurs se retrouve même jusque dans notre processus d’évaluation. »

Adapter le processus d’intégration à l’individu

« Comme la plupart des entreprises, nous avons plusieurs types de postes qui requièrent des profils très différents. Je pense qu’une des erreurs courantes est de vouloir uniformiser l’intégration pour tous les employés. Il faut au contraire personnaliser le processus autant que possible. Chaque personne a des attentes et des besoins différents, et c’est important de faire sentir à chaque nouvelle recrue qu’elle est unique et que nous sommes heureux de l’accueillir. »

Le défi de la distance

La COVID-19 a constitué un réel enjeu pour toutes les entreprises et le contexte de télétravail a totalement bousculé les méthodes d’intégration traditionnelles. Plus de présence physique au bureau, plus de socialisation entre collègues, plus de dîners de bienvenue possibles, etc., l’intégration des employés a dû être totalement réinventée.

« Chez PCI, nous avons décidé de créer une vidéo de bienvenue pour pallier ce manque et pour pouvoir montrer les bureaux et les visages des collègues aux nouvelles personnes. Une solution certes virtuelle, mais qui a tout de même permis d’humaniser un peu l’arrivée des nouvelles recrues! »

Quelques conseils de Véronique Charest pour une intégration réussie :

• Être à l’écoute et empathique. « C’est toujours stressant d’arriver dans une nouvelle entreprise et toutes les personnalités existent, il faut les écouter, rester disponible et les accompagner au maximum. »
• Adapter l’intégration à sa propre entreprise. « C’est important de ne pas essayer de copier ce que les autres font déjà, mais de s’adapter à la réalité de son entreprise.»
• Travailler en collaboration avec les gestionnaires et les équipes internes pour assurer le succès de l’intégration.
• Communiquer avec tous les employés. « Il s’agit d’informer le plus possible tous les employés afin de les impliquer dans la cohésion globale. Tout le monde doit se sentir concerné quand une nouvelle personne arrive.»

Vous l’aurez compris, la clé d’un bon processus d’intégration réside dans l’adaptation (à la culture d’entreprise, à l’individu et au contexte professionnel). « Ce n’est pas un processus statique, il faut observer ses propres pratiques, s’interroger et s’adapter en continu. Il faut garder à l’esprit que l’intégration est l’une des étapes les plus importantes dans la vie d’un employé; il est primordial de ne pas la négliger. »