Retour au bureau : allez-y avec douceur!

Après des mois de confinement, de télétravail obligatoire et de bulletins d’information avec des rappels constants des mesures de sécurité, le gouvernement québécois a annoncé la levée de l’obligation du télétravail ce qui représente pour plusieurs un éventuel retour progressif au bureau.

De nombreux employés se demandent à quoi ressemblera leur nouveau quotidien, tandis que les employeurs doivent décider de la marche à suivre : travail présentiel, télétravail ou modèle hybride.

Entre anxiété et nouvelles réalités, Caroline Bourbeau, membre de l’équipe Services-Conseils RH du Conseil du patronat du Québec (CPQ), explique comment préparer vos collaborateurs à un retour au bureau, ou du moins à une formule de travail hybride, sans les brusquer.

Quelles sont les préoccupations liées au retour au bureau?

Depuis l’annonce du plan de déconfinement, le niveau d’anxiété de certains employés a augmenté. Voici un tour d’horizon de ce qui pourrait en être la cause.

L’incertitude face à l’avenir

Pour beaucoup, c’est l’inconnu qui est source de stress, car de nombreux employeurs n’ont pas encore contacté leurs employés pour les informer de ce qui les attend.

Beaucoup de gestionnaires réfléchissent encore et attendent que leur plan de retour soit étoffé avant d’en parler à leurs collaborateurs. Toutefois, cette absence de communication empêche les employés de se projeter dans l’avenir, d’envisager leur nouvelle réalité et de se préparer à un retour.

Il est important d’aborder le sujet avec eux pour qu’ils sentent qu’ils ont voix au chapitre et qu’ils peuvent exprimer leurs préoccupations, quelles qu’elles soient :

• • peur des foules dans le transport en commun,
  • crainte de l’utilisation des aires communes (cafeteria, salles de réunions, ascenseur),
  • questionnement au sujet du respect des règles sanitaires mises en place dans l’organisation,
  • peur de contaminer des proches (certains de vos employés ont perdu des proches ou ont des maladies auto-immunes).

Le syndrome de la cabane

Dans un article intitulé « Civilisation du cocon » : et si on n’osait plus retourner au bureau? », le média consacré à l’emploi Welcome to the Jungle évoque une peur qui s’est progressivement installée pendant la période de confinement : celle de se confronter au monde extérieur.

Ce phénomène n’est pas à prendre à la légère. Les gestionnaires devront certainement réfléchir à des solutions sur mesure pour faire sortir de temps en temps certains employés de leur nid douillet.

Les employés qui ont « trop » hâte de retrouver leurs collègues au bureau

Ces derniers sont beaucoup moins nombreux, mais vous devrez également les inclure dans vos politiques de retour au bureau. L’enthousiasme ne doit pas primer sur le respect des règles de sécurité. La prudence est de mise lors des repas à l’extérieur ou des cinq à sept estivaux.

Comment aborder le sujet du retour au bureau avec les employés qui apprécient les avantages du télétravail à temps plein?

Saviez-vous qu’un télétravailleur sur trois risque de démissionner s’il doit retourner au bureau à temps plein? C’est ce que révèle un article paru dans Le Grenier en avril 2021.

De nombreux télétravailleurs ont aimé passer plus de temps de qualité avec leur famille, d’utiliser le temps auparavant passé dans les transports pour des projets personnels ou de prendre soin de leur santé mentale en ayant plus de temps pour l’activité physique.

Par conséquent, pour éviter la fuite des employés, il y aura sûrement des compromis à envisager et à négocier avant de finaliser votre politique de retour au travail. Voici quelques options que vous pouvez proposer :

• • la possibilité pour l’employé de définir lui-même ses horaires de bureau;
  • la rémunération des frais de déplacement par l’employeur;
  • la mise à disposition d’un espace de travail personnel sans distractions;
  • un code vestimentaire décontracté,
  • la mise en place d’un service de garde d’enfants fournie par l’employeur.

4 conseils à appliquer dès maintenant pour un retour au bureau en douceur et productif

1) Donnez du temps au temps.

L’obligation soudaine de télétravail a requis une période d’adaptation. Le retour annoncé au bureau nécessitera également une phase d’ajustement.

De plus, même si le plan de déconfinement a été annoncé, il y a fort à parier que vos employés ne souhaiteront pas revenir au bureau tous les jours de la semaine tant que les mesures sanitaires seront contraignantes (port du masque, lavage régulier des mains, distanciation sociale). Cependant, la patience n’exclut pas la transparence.

2) Soyez transparent.

En prévision du retour au bureau, vos employés ont probablement des questions sur la santé et la sécurité au travail ou sur l’adoption d’un nouveau modèle de travail hybride.

En tant que gestionnaire, vous devez être prêt à répondre à ces questions. Mais il est acceptable de mentionner que la situation est complexe et évolutive.

À éviter :

• Garder le silence. Cela aura tendance à rendre vos employés anxieux et à alimenter des rumeurs qui pourraient mener à des déceptions.
• Être vague. Ne laissez aucune place à l’ambiguïté ou à l’interprétation. Votre objectif est de maintenir le lien de confiance, pas de semer le doute.

3) Écoutez vos employés et considérez leurs nouvelles réalités.

Durant cette pandémie, certains de vos employés sont devenus parents, ont perdu un proche ou ont tout simplement déménagé à des kilomètres de leur lieu de travail.

Avant de prendre des décisions fermes quant au retour au bureau, considérer leur nouvelle situation personnelle et tenir compte de leurs besoins sera certainement plus gagnant pour tous.

4) Créez des espaces de discussion pour les employés.

Qu’ils soient physiques pour ceux qui vont reprendre le travail en présentiel ou virtuels pour les employés qui continuent à travailler à distance, assurez-vous de laisser place au dialogue et de documenter les points importants qui ressortent de ces échanges.

Quelques outils pour assurer un retour progressif au bureau :

Arbre décisionnel

L’arbre décisionnel ci-dessous peut vous aider à cerner les préoccupations de vos employés et vous faire prendre conscience d’enjeux que vous n’aviez peut-être pas envisagés auparavant. N’hésitez pas à consulter votre service de ressources humaines et à adapter l’arbre aux réalités de votre entreprise.

Guides

• • Le Guide pour les conversations sur les circonstances personnelles donne quelques pistes pour organiser des discussions individuelles avec vos employés et tenir une conversation au sujet de leur situation professionnelle et personnelle.
  • Le document Paver la voie vers l’avenir : Un guide pour le retour sur le lieu de travail d’ADP Canada, un fournisseur de solutions infonuagiques en matière de gestion du capital humain, pourrait aussi vous être utile.

Si vous avez besoin de conseils pour mieux préparer vos employés au retour au bureau ou pour développer un modèle de travail hybride, prenez rendez-vous avec l’équipe des Services consultatifs RH du Conseil du patronat du Québec pour une rencontre exploratoire gratuite de 30 minutes.