Les incontournables d’une politique de télétravail

Lorsqu’on parle de télétravail, l’organisation, la communication et la transparence sont les clés du succès. En mars 2020, beaucoup d’entreprises ont dû généraliser le travail à distance en urgence, de façon informelle. Il n’est pas trop tard pour définir les pratiques et réorienter les maladresses des débuts. Suivez le guide pour adopter une politique de télétravail efficace.

La mise en place du télétravail à grande échelle a exigé beaucoup d’adaptation, autant de la part des gestionnaires que des employés. Pour les entreprises chez qui le télétravail constituait un lointain concept, le pas à franchir était immense. Mais, même pour les habitués, le recours quasi systématique au travail à distance a créé des défis et surtout, a mis en lumière la nécessité des entreprises d’avoir une politique ou des directives claires concernant le télétravail.

Pourquoi une politique de télétravail ?

Une politique de télétravail rassemble les procédures visant à encadrer la prestation de travail d’un employé hors des lieux habituels de son emploi. Le document, reflet de l’organisation interne de l’entreprise, aborde aussi la démarche menant au télétravail.

Une telle politique présente de nombreux avantages. Elle permet de passer en revue tous les aspects de l’organisation et de les préciser, de clarifier toutes les questions qui se posent et de communiquer les pratiques à l’ensemble de l’organisation pour une meilleure compréhension commune et plus de transparence. Elle rassure les équipes en montrant que la direction prend les choses en main et les accompagne malgré la distance. Les employés savent ainsi à quoi s’en tenir. C’est aussi un gage d’équité entre tous les employés, même si certaines dispositions peuvent également prévoir des situations particulières qui seront clairement établies.

La première étape consiste à procéder à une réflexion stratégique pour poser les objectifs et les principes fondamentaux du télétravail dans l’entreprise. La politique ne peut être rédigée qu’une fois accompli ce travail préliminaire.

Les 7 incontournables d’une politique de télétravail

1– La définition du télétravail

Cette section doit clarifier la notion de télétravail dans l’entreprise et définir le lieu où l’employé est autorisé à effectuer du télétravail.

2– Les principes fondamentaux

Plusieurs principes particuliers peuvent être prévus dans le cadre de cette section. Citons par exemple :

• La forme d’autorisation du télétravail;
• L’horaire de travail;
• Les modalités de l’horaire (pause, repos, etc.);
• Les conditions pour le maintien du télétravail;

C’est dans cette partie que l’entreprise énonce tous ces éléments, précise la durée et la période pour lesquelles est mis en place le télétravail, à quelle fréquence (temps plein, hybride), pour quels postes. Le rappel des règles fondamentales qui régissent le télétravail doit aussi se trouver ici : convention collective, Charte des droits et libertés, etc.

3– Les responsabilités

Cette section vise à énumérer les responsabilités de l’entreprise et celles de l’employé. Par exemple, celui-ci doit aviser immédiatement la direction en cas de problème pour avoir accès à Internet et, par conséquent, poursuivre son travail et payer les frais du matériel requis pour son bureau à la maison (quitte à se faire rembourser certains frais, voir plus loin).

Du côté de l’employeur, ses obligations en matière de prévention envers ses employés en télétravail demeurent sensiblement les mêmes que lorsque ces derniers travaillent au bureau, sous réserve du contrôle qu’il pourrait exercer sur le domicile de l’employé et des principes relatifs au droit à la vie privée. Il faudra préciser les moyens qu’il met en place pour permettre le travail à distance, déterminer les objectifs liés à la productivité, organiser le travail, etc. De plus, il serait avisé que l’employeur s’assure que les lieux de travail relevant de la responsabilité de l’employé (soit son domicile) respectent les mesures de santé et sécurité.

À ce sujet, les informations contenues sur le site d’éducation juridique Éducaloi à l’intention des télétravailleurs et de leur employeur indiquent : « Vous et votre employeur devez prendre des mesures pour protéger votre santé et votre sécurité. Assurez-vous que votre environnement de travail est convenable et communiquez avec votre employeur si ce n’est pas le cas. » Ainsi, employeur et employé sont responsables d’assurer leur santé et sécurité en prenant les mesures qui s’imposent.

Par ailleurs, en matière de réparation, la jurisprudence des tribunaux québécois ainsi que les dispositions de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles (LATMP) ont reconnu à diverses reprises qu’un événement imprévu et soudain survenant par le fait ou à l’occasion du travail et qui entraîne une lésion professionnelle, est considéré comme un accident de travail. Ainsi, les activités professionnelles effectuées dans le cadre du télétravail sont couvertes par la LATMP. Il est donc important de rappeler les responsabilités de l’entreprise sur ce plan et de mettre entre autres en place une procédure pour que l’employeur soit avisé immédiatement de tout indicent qui se produit dans le cadre du télétravail.

4– Les conditions de mise en place

Le télétravail ne peut cependant pas convenir à tous les types d’emploi. Par exemple, il peut être permis pour les postes administratifs, en communication, en ressources humaines, mais pas pour les postes opérationnels en usine. Selon les besoins de l’entreprise, il est possible également que certains emplois puissent se prêter partiellement au télétravail. Même si cela semble évident, il est important de le spécifier dans la politique et de décrire les critères d’admissibilité ainsi que d’expliquer clairement les processus d’autorisation.

Il est fortement recommandé de préciser ce que l’employeur attend sur le plan des horaires de travail à distance, de rappeler le maintien du nombre d’heures de travail hebdomadaires et de clarifier la façon de déclarer les heures le cas échéant. Il est aussi indiqué de prévoir le traitement des heures supplémentaires.

La politique devrait aussi aborder la question du matériel et des outils technologiques exigés et/ou fournis aux employés par l’entreprise. Si l’employeur fournit l’équipement (p. ex. ordinateur, chaise, casque d’écoute, etc.), il doit indiquer clairement l’usage permis de celui-ci et revoir ses besoins en assurance en conséquence. Dans le cas contraire, il doit s’assurer que l’employé possède le matériel nécessaire pour l’exercice de ses fonctions.

Le télétravail peut permettre une plus grande flexibilité, mais il appartient à l’employeur de déterminer les modalités dans lesquelles il s’exerce. Il est donc important que l’employeur en détermine les balises. Ainsi, mieux vaut statuer dès le départ l’endroit approuvé où pourra s’effectuer le télétravail de l’employé. Par exemple, selon la politique de télétravail, les employés pourraient être autorisés à travailler uniquement à partir de leur domicile, dans une ou des pièces déterminées. Dans un autre scénario, une entreprise pourrait permettre à ses employés de travailler à partir de leur chalet en région éloignée, pourvu qu’ils disposent d’une connexion Internet appropriée.

5– La sécurisation et la confidentialité des données

En matière de confidentialité et de sécurité des données, le télétravail pose des défis puisque les manipule celles-ci dans un lieu privé, à l’extérieur du bureau. Le risque que des personnes étrangères à l’entreprise entendent une conversation ou voient un document confidentiel est plus grand. La politique doit donc comporter un volet abordant la procédure sécurisée pour conserver les informations nécessaires au travail, la gestion de dossiers clients, la transmission de données, la destruction desdites données… Bref, il s’agit de tout ce que couvre la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi que les politiques et directives de l’entreprise.

6– Les modes de communication

Les équipes et les gestionnaires n’étant plus au même endroit, leurs relations doivent être maintenues selon de nouvelles modalités. Aussi, la politique aurait intérêt à préciser par exemple les modes de communication choisis par le gestionnaire, les règles particulières lorsque les rencontres se déroulent par téléconférence, etc.

7– Frais pour le matériel et l’équipement

Aux fins de la prestation du travail, l’employeur et l’employé devraient convenir de quelle manière les frais sont répartis, ainsi que le mode de remboursement, le cas échéant. Ces dispositions pourraient être transmises à l’employé dans le cadre d’une entente particulière de télétravail, en précisant à qui appartient la responsabilité des équipements et des frais, tels que les frais de télécommunication, de l’équipement informatique, de l’aménagement du poste de travail et des fournitures de bureau.

En terminant, nous vous rappelons qu’une politique en matière de télétravail n’est pas une obligation légale, mais qu’elle facilite la gestion et l’encadrement de la prestation du travail et permet aux employés d’avoir des attentes claires en cette matière. Il importe toutefois que cette politique prenne en compte le cadre juridique qui régit les relations de travail et le contrat de travail.